Vous l’aurez sûrement remarqué, mais l’organisation et les lieux de travail sont en pleine mutation. La crise sanitaire a imposé le télétravail à de nombreux salariés et le retour à la normale n’est pas si évident. Alors, travail à distance VS présence au bureau ? Le cœur de nombreux travailleurs balance.
Et si la solution se trouvait tout simplement dans le Flex-Office ?
C’est ce sur quoi travaillent actuellement de nombreuses entreprises : la mise en place du Flex-Office où les bureaux fixes laisseraient place peu à peu aux bureaux flexibles. Alors, qu’est-ce que le Flex-Office exactement ? Pourquoi est-il en passe de devenir une norme au sein des entreprises ? Focus sur cette nouvelle tendance.
C’est quoi le Flex-Office ?
Il faut savoir que le Flex-Office n’est pas né avec la crise. Il est tout d’abord apparu aux États-Unis il y a quelques années et a fait son entrée en France avec l’émergence des startups.
Flex-Office signifie bureau flexible, c’est-à-dire qu’il n’y a plus de bureau dédié à une personne en particulier.
Il s’agit d’un mode d’organisation du travail qui n’attribue aucun poste fixe aux salariés. Ces derniers sont donc libres de s’installer où ils le souhaitent en respectant la règle du « clean desk », c’est-à-dire le fait de laisser l’endroit propre à la fin de leur service. Exit le bureau personnalisé de photos, des dessins d’enfants et du mug offert pour la fête des Mères ! Le Flex-Office impose de la souplesse et une dépersonnalisation des bureaux.
Nommé aussi Flex Desk, le Flex-Office permet aux salariés d’alterner selon les jours et parfois même au sein de la même journée les espaces de travail. Ils peuvent ainsi prendre place à un bureau, ou un espace bulle, ou encore s’installer dans un espace de créativité ou un espace de concentration. On estime que d’ici 2030, de nombreuses entreprises suivront la logique du Flex-Office. Et pour cause, les avantages sont nombreux.
Les atouts du Flex-Office
Un gain financier
Le Flex-Office se présente comme une solution astucieuse pour les entreprises. En effet, même si les choses commencent à reprendre leur cours et que les employés ont repris le chemin du bureau pour la plupart, de nombreuses entreprises ont souhaité conserver quelques jours de télétravail, ou songent à le faire. Alors, pourquoi rester sur le concept d’un poste par salarié au sein des locaux, quand ces derniers ne sont pas toujours présents en entreprise ? Même avant la crise, il faut savoir qu’entre les congés, les RTT, les rendez-vous en clientèle et les arrêts maladie, les locaux n’étaient jamais occupés à 100 %. Ne serait-ce donc pas plus pratique et plus astucieux de mettre à disposition des postes de travail où chaque salarié pourrait s’installer en fonction des plannings de service en présentiel ? Cela permettrait également aux entreprises de pouvoir réduire significativement le nombre de mètres carrés qu’elles louent et de faire ainsi de belles économies.
Un impact environnemental réduit
Mettre en place le Flex-Office signifie également accorder aux salariés des jours de télétravail, ou en tout cas, des jours où leur présence en entreprise ne serait pas indispensable. Cette absence de trajet permet non seulement aux salariés d’éviter le stress des transports en commun aux heures de pointe, mais il donne également aux entreprises l’occasion de faire baisser leur empreinte carbone.
Un environnement de travail amélioré
Même si les économies réalisées constituent la première motivation des entreprises, le fait d’utiliser l’espace de manière différente avec davantage de salles de réunion ou d’espaces de convivialité est également important. Les zones collectives permettent en effet d’améliorer l’environnement de travail et agissent sur le bien-être et la QVT des salariés.
Des avantages pour les salariés
Le Flex-Office n’est pas une solution avantageuse que pour les employeurs. Les travailleurs peuvent également y trouver leur compte. En effet, cette organisation du travail permet de briser la routine et apporte un peu de mouvement dans le quotidien des collaborateurs. Changer de place régulièrement favorise les échanges et les rencontres. Le Flex-Office peut donc représenter un véritable enrichissement personnel puisqu’il permet de créer de nouveaux liens et favorise la communication horizontale.
Repenser l’espace
La mise en place du Flex-Office implique une remise en cause du management, des plannings, de l’organisation, mais également des espaces de travail. Et même si les économies à la clé sont primordiales pour les entreprises, le bien-être des salariés et l’environnement sont également des éléments capitaux à prendre en compte pour instaurer le Flex-Office. Alors, avant de se lancer corps et âme dans le déplacement des cloisons, il est important de comprendre comment vont travailler les équipes et quelles sont les spécificités de chaque métier.
Si vous souhaitez mettre en place le Flex-Office au sein de vos locaux, vous pouvez commencer avec un service test, avant de le généraliser à l’ensemble des employés. Ce qu’il faut savoir avant tout, c’est que l’entreprise de demain accueillera surtout les salariés pour participer à des activités sociales, des réunions, des séances de réflexion, ou encore des entretiens annuels. Des espaces ouverts et plus grands, tels que les espaces de réunions cloisonnés, les « focus room » (salles de concentration) et les espaces collaboratifs et de détente seront donc fortement appréciés.
Pour segmenter les open-space, le recours aux cloisons amovibles peut être une solution, et pour offrir ce sentiment d’ouverture, les cloisons vitrées bord à bord toute hauteur seront privilégiées. En tant qu’entreprise, vous devrez également revoir votre système informatique qui devra être léger, et rendre votre agencement plus flexible.
Alors, ce sont certes des coûts non négligeables à engager, mais qui serviront à réduire votre surface d’occupation nécessaire et par conséquent votre loyer.
Fini la sédentarité et le bureau fermé et attitré. Le Flex-Office sort renforcé de la crise sanitaire et compte bien s’imposer dans de nombreuses entreprises pour offrir aux salariés des conditions de travail plus flexibles en termes de temps et d’espace. Le bureau nouvelle génération devient donc un véritable outil de gestion modulable qui promet de beaux résultats, si toutefois sa mise en place est réussie.
