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Aménagement d’un espace d’accueil dans un open space

Votre entreprise reçoit régulièrement des clients, fournisseurs, partenaires ? La zone d’accueil est la première impression que vous leur donnez. Il est donc important de la penser en vous mettant à la place de personnes externes, et en mettant à contribution tous les collaborateurs. Cet espace est une zone d’attente, mais il peut aussi être un poste de travail :

l’ergonomie est donc fondamentale.

Isoplaf vous fournit les points fondamentaux pour cloisonner un espace d’accueil dans des bureaux, grâce à des cloisons amovibles. Pour un budget raisonnable, vous pouvez agencer un espace d’accueil digne de ce nom dans votre entreprise.

Confidentialité et ouverture

Concilier les deux ne semble pas évident, et pourtant, l’idéal est de mettre un peu des deux dans une zone d’accueil. On ne parle pas ici des domaines qui exigent une confidentialité totale, comme les métiers de la banque, du médical, etc.

La confidentialité doit être réciproque : autant vos collaborateurs ont des infos à protéger, autant les personnes extérieures n’apprécient pas d’être plongées au cœur d’échanges qui ne les concernent pas.

La zone d’accueil est neutre.

Elle doit donc être isolée phonétiquement a minima des bureaux. La cloison vitrée permet d’aménager un espace calme, sans pour autant l’isoler complètement. Cet espace doit être reconnaissable depuis la porte d’entrée, afin que le visiteur se sente accueilli dès son arrivée, et qu’il n’ait pas à errer dans l’entreprise. Vous pouvez donc faire installer une cloison amovible vitrée sur toute la largeur, en ménageant une ouverture bien sûr pour accéder aux bureaux : la séparation entre accueil et bureaux est marquée, mais le visiteur peut littéralement voir, ou deviner, l’énergie de votre entreprise. Et vos collaborateurs ont une visibilité sur l’entrée de leur entreprise.

Lumière

Rien de pire que d’accueillir vos hôtes dans un espace sombre. L’espace peut être petit, et c’est très souvent le cas dans des bureaux installés dans les grandes villes, mais il doit être lumineux. Si vous emménagez dans des nouveaux locaux, et que vous êtes en phase de réflexion pour l’aménagement de l’espace, prévoyez donc un espace près d’une fenêtre, surtout si vous choisissez de délimiter cet espace avec des cloisons pleines.

Si vous n’avez pas la possibilité d’installer cet espace d’accueil près d’une fenêtre, une cloison vitrée lui permettra de bénéficier de la luminosité de l’open-space.

Confort

Les visiteurs peuvent être amenés à attendre, il faut donc prévoir de quoi les faire patienter agréablement : des sièges (selon la taille de l’entreprise), des magazines récents, etc. Attention toutefois de ne pas les endormir, avec un canapé trop moelleux et une musique douce comme une berceuse. Prévoyez aussi des toilettes.

Il faut également veiller au confort de travail du collaborateur / de la collaboratrice qui se charge de l’accueil.

La cloison semi-vitrée est une excellente solution si il faut prévoir un poste de travail

Sa partie basse pleine permet d’installer un bureau, des rangements, etc. Et la partie haute donne une impression d’ouverture au visiteur, et permet par ailleurs aux collaborateurs de voir arriver leurs visiteurs.

Identité

L’espace d’accueil est une bonne occasion de marquer l’ADN de votre entreprise. Ne négligez pas les premières impressions, qui se font très rapidement, parfois sur des détails, mais qui sont très tenaces.

Soyez intransigeant pour que le lieu soit constamment impeccable, bien rangé, propre. Une vitre sale, une poubelle pleine, un lampadaire cassé, peuvent donner une impression de négligence rédhibitoire. Au-delà de cet incontournable souci de propreté,

l’espace d’accueil peut donner beaucoup d’informations sur votre entreprise.

Il faut qu’il vous ressemble : utilisez les couleurs de votre logo par exemple. Vous pouvez diffuser un film promotionnel sur écran, concevoir des affiches qui mettent en valeur votre entreprise, proposer des livres, magazines en lien avec votre activité. Que voulez-vous dire de vous ?

L’espace d’accueil est une manière de communiquer.

Isoplaf, spécialiste du cloisonnement des espaces de travail, vous accompagne dans vos créations d’espaces avec des cloisons amovibles.



Publié le 26 Avr 2017 dans Fiches conseils par Isoplaf

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